| 時(shí)下，國際學(xué)術(shù)交流中，論壇交流會(huì)已經(jīng)成為一種流行方式，我們不好說是學(xué)術(shù)的需要還是社會(huì)的需求，也不排除是有商家的作用。但是可以肯定，作為主持人，對于整個(gè)會(huì)議的把握，具有極其重要的作用。 如何主持會(huì)議：Chairing a session at a scientific meeting is like so many things in life – do a good job and no one will notice you or remember your name, but do a bad job and you will be blamed for everything. 會(huì)議主持人的作用和責(zé)任根據(jù)會(huì)議類型而定，成功的關(guān)鍵是充分準(zhǔn)備。 ? 會(huì)前3個(gè)月 搜集會(huì)議報(bào)告人的簡歷、相關(guān)論著等，了解報(bào)告人及其研究主題和貢獻(xiàn)。 ? 會(huì)前2個(gè)月 獲取會(huì)議報(bào)告人的論文摘要、電話和email，并與各位報(bào)告人溝通，幫助和鼓勵(lì)所有報(bào)告人相互溝通演講內(nèi)容，甚至交換PPT，確保各演講主題的相關(guān)性并避免演講內(nèi)容的重復(fù)。如果有分歧，充當(dāng)調(diào)停人。 要了解報(bào)告人PPT制作的軟件系統(tǒng)(PC, Mac)、版本、存儲(chǔ)介質(zhì)(CD, U盤等)，鼓勵(lì)報(bào)告人自帶備用的筆記本電腦。 要確保所有報(bào)告人清楚會(huì)議的日程、各自的講演時(shí)間(例如：25分鐘的報(bào)告時(shí)間，10分鐘的提問和回答時(shí)間)。要求報(bào)告人在自己報(bào)告的15分鐘前到達(dá)會(huì)場。 如果需要多個(gè)或特殊的投影設(shè)備，應(yīng)提前通知會(huì)議組織者。 如果條件允許，在會(huì)議的前一天召集所有報(bào)告人以喝咖啡或共餐的形式進(jìn)行交流，以增進(jìn)相互間的了解(請會(huì)議組織者建議并預(yù)定此類活動(dòng)的場所)。 ? 會(huì)前一兩天 如果可能，參加先開始的分會(huì)場，以了解會(huì)場、設(shè)備及可能的意外；檢查麥克風(fēng)是否足夠，是固定的還是移動(dòng)式的；會(huì)議室的音響如何，是否有聲音死角；報(bào)告人還是會(huì)務(wù)人員操作投影設(shè)備；設(shè)備的功能和穩(wěn)定性；聽眾提問時(shí)是否需要麥克風(fēng)？麥克風(fēng)的數(shù)量和傳遞是否方便；會(huì)場標(biāo)志是否清楚、明顯，且容易找到；出現(xiàn)緊急情況時(shí)能否容易找到會(huì)務(wù)人員；會(huì)議室的溫度和通風(fēng)情況如何? 上述情況有些可能瑣碎且似乎不必為主持人了解，然而，如果不提前了解這些潛在的問題并設(shè)計(jì)解決方案，會(huì)議當(dāng)天一旦出現(xiàn)麻煩就有可能束手無策。 主持人和組織者最為擔(dān)心的問題是講演人能否到會(huì)。應(yīng)與會(huì)務(wù)組核實(shí)講演人是否到達(dá)和注冊，最好提前了解講演人的旅程和住處安排，并提醒演講人提前到達(dá)會(huì)場。 ? 會(huì)議當(dāng)天 至少要在會(huì)議開始前半小時(shí)到達(dá)會(huì)議室，確認(rèn)所有的通知都已告示；與會(huì)務(wù)人員溝通，確保所有的PPT已準(zhǔn)備好(通常是上午的會(huì)議在頭天晚上準(zhǔn)備完畢，下午的會(huì)議在當(dāng)天早晨準(zhǔn)備完畢)；檢查這些PPT能否正常放映，并確保會(huì)務(wù)人員了解講演順序；檢查特殊的要求(如: 是否滿足多媒體放映)；檢查音響和激光筆(自己攜帶一支備用)；是否有足夠的水和干凈的杯子；顯示本分會(huì)場的主題，以防有聽眾誤入本分會(huì)場；會(huì)前15分鐘再召集所有講演人開個(gè)短會(huì)：熟悉講演人，介紹有關(guān)PTT放映事項(xiàng); 強(qiáng)調(diào)時(shí)間控制并說明還剩5分鐘或時(shí)間到時(shí)自己如何暗示(最好是視覺上的暗示); 鼓勵(lì)缺乏經(jīng)驗(yàn)的講學(xué)者。 準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議；會(huì)前簡要介紹自己和共同主持人，歡迎聽眾并介紹會(huì)議大致安排(茶歇，用餐等)；必要時(shí)十分簡短地介紹一下本分會(huì)場主題；在各報(bào)告開始前介紹演講人和演講題目；確保報(bào)告人遵守時(shí)間安排，對于討論，如果規(guī)定是10分鐘，拖延的最大限度是3分鐘；如果報(bào)告人不顧及時(shí)間已到的視覺提示，應(yīng)打斷，禮貌而堅(jiān)決地請他結(jié)束講演。 每個(gè)講演結(jié)束后謝謝報(bào)告人并邀請聽眾提問或評(píng)論；可要求提問者通報(bào)自己的姓名和所屬機(jī)構(gòu)，確定所有聽眾都能聽清楚問題，必要時(shí)重復(fù)一下問題；鼓勵(lì)簡短的提問；鼓勵(lì)簡短的回答；如果時(shí)間允許，確保所有想提問的人都有機(jī)會(huì)提問，如果時(shí)間不夠，要留意沒有機(jī)會(huì)提問的人并在以后盡量給他們機(jī)會(huì)；避免出現(xiàn)一兩個(gè)聽眾控制提問的情況；如果討論白熱化，應(yīng)禮節(jié)性干預(yù)；自己準(zhǔn)備一兩個(gè)問題，以防聽眾突然極其安靜時(shí)報(bào)告人和主持人的尷尬；控制時(shí)間進(jìn)度，縮短茶歇和用餐時(shí)間是令人不快的。 會(huì)議結(jié)束后要感謝報(bào)告人、會(huì)議的組織者和發(fā)起者、聽眾，并感謝會(huì)務(wù)人員；祝賀會(huì)議取得圓滿成功。 |
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