ISTP/EI/SCI論文稿件的錄入與排版

絕大多數(shù)科技期刊都有其特定的投稿要求, 如: 錄入與打印的版式、投稿形式(在線注冊(cè)投稿、Email投稿 、紙版郵寄投稿等)、圖表的準(zhǔn)備與投寄, 等等. 認(rèn)真、嚴(yán)格地執(zhí)行擬投稿期刊有關(guān)投稿方面的要求, 不 僅可以節(jié)省作者和編輯的時(shí)間, 同時(shí)也有利于稿件的順利發(fā)表. 有相當(dāng)部分的稿件因?yàn)樽髡叩耐陡宀划?dāng)而 被埋沒在期刊的編輯部, 甚至被丟失或嚴(yán)重拖延發(fā)表.
認(rèn)真、細(xì)致的錄入與排版并不是為了錦上添花, 而是稿件準(zhǔn)備中必須要履行的工作. 大多數(shù)的期刊編輯部 對(duì)所有新收到的稿件首先要進(jìn)行體例格式方面的審查, 如果所投稿件不能滿足期刊的基本要求(通常在期 刊的“作者須知”中有明確規(guī)定), 就有可能在編輯部初審后直接退回, 或通知作者修改并重新投稿后再 送交同行評(píng)議.
稿件的錄排與打印中應(yīng)注意的方面主要有:
(1) 盡量不要使用腳注, 除非期刊為某些目的而要求這樣做. 越來(lái)越多的期刊正傾向于取消正文中的腳注, 這是因?yàn)槟_注明顯地增加了排版的麻煩(例如: 腳注需要采 用與正文不同的字號(hào), 不同頁(yè)碼間文字的調(diào)整也常影響到腳注的位置等), 并且, 腳注對(duì)讀者快速閱讀和 理解也有干擾. 為方便排版和讀者的閱讀, 有些期刊(如Science)在每篇論文的最末設(shè)置“文獻(xiàn)和注釋”  (Reference and Notes), 以此來(lái)避免腳注.
(2) 除非編輯部有專門的要求, 否則就用A4紙(212 mm ′ 297 mm), Times New Roman字體、12號(hào)(points) 字(相當(dāng)于小四號(hào)字)、單面、通欄、隔行排印文稿.
(3) 稿件的每部分都以新的一頁(yè)開始. 論文題目、作者姓名、地址應(yīng)放在第1頁(yè), 摘要置于第2頁(yè), 引言部 分從第3頁(yè)開始, 其后的每一部分(材料和方法、結(jié)論等)都以新的一頁(yè)開始. 插圖的文字說(shuō)明集中放在單 獨(dú)的一頁(yè). 表和插圖(包括圖例和文字說(shuō)明)應(yīng)集中起來(lái)放在稿件的最后, 但在正文中要注明相關(guān)圖表應(yīng)該 出現(xiàn)的位置.
(4) 打印稿應(yīng)留有足夠的頁(yè)邊距(上、下、左、右的邊距應(yīng)不少于25 mm), 頁(yè)邊距可供審稿人或編輯閱改 時(shí)做注記, 也可用于文字編輯和排版人員做標(biāo)記用. 除主標(biāo)題(如“材料和方法”等)外, 大多數(shù)期刊都允許使用次級(jí)標(biāo)題. 要參照相應(yīng)期刊的最新版本來(lái)決定 用什么體例的標(biāo)題(黑體字或斜體字). 盡量使用名詞性詞組(避免使用完整的句子)作為主標(biāo)題和次級(jí)標(biāo)題 . 盡量避免使用三級(jí)標(biāo)題, 甚至四級(jí)標(biāo)題, 許多期刊也不允許用更多級(jí)次的標(biāo)題(有些綜述性期刊由于發(fā)表 較長(zhǎng)篇綜述性論文的需要, 通常允許使用三、四級(jí)或更多層次的標(biāo)題).
(5) 英文稿件中要注意美國(guó)英語(yǔ)和英國(guó)英語(yǔ)拼寫方面的不同. 投向美國(guó)期刊的稿件應(yīng)使用美式拼法, 投向 英國(guó)等歐洲國(guó)家期刊的稿件則使用英式拼法. 對(duì)于非英文字母的特殊符號(hào)及標(biāo)點(diǎn)符號(hào), 一定要在錄排軟件 的西文狀態(tài)下錄入.
(6) 文字處理及圖件制作軟件應(yīng)視期刊的要求選用, 在期刊編輯部沒有特定要求的情況下, 最好使用 Microsoft Word錄入排版, 但同時(shí)應(yīng)備份一個(gè)純文本格式的文件. 目前有相當(dāng)多期刊要求作者使用LaTeX 軟件錄入排版, 這是作者在錄排之初就需要注意的.必須使用期刊指定的繪圖軟件來(lái)制作圖件, 在沒有特定要求的情況下, 最好使用將圖形文件保存為兩種或 更多種不同的存儲(chǔ)格式, 以便出版商的讀取和修改. 打印的圖件至少應(yīng)有600 dpi的分辨率, 數(shù)字化的圖 件至少需要1200 dpi的分辨率.
(7) 頁(yè)面設(shè)計(jì)和連字符(-)的使用. 期刊通常不要求稿件的正文兩端對(duì)齊(即各行在垂向上左端對(duì)齊, 右端 可以參差不齊), 作者如果希望稿件的各行在垂向上兩端對(duì)齊, 可通過(guò)文字處理軟件自動(dòng)增減單詞間距來(lái) 調(diào)整, 除非期刊有專門的說(shuō)明, 否則絕對(duì)不要使用連字符來(lái)分隔單詞以達(dá)到右端對(duì)齊的目的. 大多數(shù)期刊 都不允許作者為達(dá)到右對(duì)齊的目的而使用連字符, 以免這些連字符干擾期刊的排版.
(8) 最后的檢查. 作者本人一定要仔細(xì)閱讀打印稿. 令人吃驚的是有很多稿件在打印完畢后不經(jīng)過(guò)校閱就 直接投到期刊編輯部??這種稿件大多充滿了打印錯(cuò)誤, 有時(shí)甚至連作者的姓名和工作單位都拼錯(cuò).不能過(guò)于依賴軟件的語(yǔ)法和拼寫自動(dòng)檢查功能. 拼寫檢查器只能檢查單詞的拼寫錯(cuò)誤, 不能識(shí)別出拼寫正 確但語(yǔ)境錯(cuò)誤的單詞(如assess誤拼寫為access), 因此, 作者一定要認(rèn)真、細(xì)致地閱讀打印稿來(lái)校改電腦 錄入錯(cuò)誤.
此外, 在投稿前請(qǐng)一位或多位同事閱讀稿件, 檢查一下稿件中是否還有拼寫錯(cuò)誤或表達(dá)不夠明白的地方.  如有可能, 請(qǐng)英語(yǔ)國(guó)家的合作者或朋友做一些文字方面的修改, 這對(duì)于提高文字表達(dá)質(zhì)量、增加論文被期 刊接受發(fā)表的可能性是非常有幫助的.

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